Забързаният начин на живот, многото задачи и непрекъснатите промени са сред основните причинители на стрес, а той е враг номер 1 на продуктивността. Ето защо, за да оцелеем в джунглата на модерния лайвстайл, трябва да усвоим различни техники за намаляне на напрежението и повишаване на работоспособността на мозъка.
Наблюдавали ли сте себе си или пък ваши колеги как реагират, когато се намират под натиска на много задачи, които влизат в графата „спешни“? Основните типове на поведение са два. Едните се парализират заради стреса от големия обем работа, която трябва да свършат, което води до още по-високи нива на стрес и непродуктивност. А другите успяват да канализират притеснението, да приоритизират работата си и в крайна сметка да се справят с нея.
Хубавата новина е, че с добра дисциплина, положителна психологическа нагласа и правилен подход всеки може да работи в полза на работната си продуктивност.
Надолу в статията ще прочетете няколко практични съвета, които можете да приложите веднага. Те ще ви помогнат да промените работните си навици и да подредите по-добре задачите си, така че резултатът от труда ви да е успешен и удовлетворяващ.
На първо място е списъкът със задачи. За много хора, които са флегматици или сангвиници според личностния си тип, това е страшно досадно и омразно нещо. Дори е възможно самият списък да ги дразни повече отколкото заданията в него. Факт е обаче, че изписването на задачите помага на мозъка да визуализира работата. Когато видите пред себе си всичко, което трябва да свършите, по-лесно можете да го подредите по приоритети, да комбинирате някои от дейностите, да ги разпределите във времето и да прецените кое как и кога ще бъде изпълнено. В противен случай, оставянето на задачите да фигурират само в мислите ви води до емоционално натоварване. Мозъкът ви мисли само за това колко много работа имате, но не и за конкретното изпълнение на всяко нещо. Също така рискът да пропуснете някоя от задачите е голям.
Ако запишете всички задачи, давате възможност на мозъка си да не мисли за всички тях едновременно, а да се фокусира върху ефективното и качественото им изпълнение една по една.
Можете да си създадете няколко списъка – с по-дългосрочните цели за месеца, с определени дейности, които трябва да свършите през седмицата и с много конкретизирани задачи за деня. Това ще ви даде реална представа за разпределението на вашето работно и свободно време, ще можете да комбинирате задачите си по приоритет, но и да ги съчетавате логически, така че да използвате оптимално времето си.
Много важен момент при създаването на списък със задачи е поставянето на срокове. Задавайте си реалистични срокове, които ще можете да изпълните без да нарушавате времето за останалите задачи. Ако не сте сигурни колко време би ви отнело едно задание, заложете си по-дълъг срок. Така няма да стресирате сами себе си, че не успявате да се справите навреме. От друга страна, ако си поставите по-кратък срок и не успеете да се впишете в него, този неуспех може да ви повлияе негативно психически.
Създаването на списък с цели и задачи е креативен процес. Направете го приятен, мислете за него като времето, в което работите за собственото си развитие и чрез което планирате стратегията си за успех. За подреждането на задачите си можете да използвате обичайните тефтери и планери. Ако пък сте привърженици на дигиталните решения, можете да използвате различни софтуери за планиране като календари и римайндъри. А ако пък сте супер креативна личност, можете да се развихрите с цветни мисловни карти, да визуализирате целите и задачите си на табло, да използвате картинки, изрезки от списания и каквото още ви хрумне.
Важното е финалният резултат – да се освободите от стреса, който се генерира в мозъка ви от големия обем работа и да приоритизирате всяка задача така, че да успеете с всяка една в срок.
Често срещана грешка е т. нар. мултитаскинг или вършенето на няколко неща едновременно. Това е доста характерен начин за работа сред много хора. Дава им усещането, че са супер продуктивни и за един отрязък от време успяват да направят няколко неща едновременно. Проучвания, направени в тази посока обаче доказват точно обратното. Хората, които разпръскват вниманието си между много неща едновременно, са по-непродуктивни, а крайният резултат е с по-ниско качество, отколкото ако за всяка задача са си отделили специално време. Затова и изводът от тези проучвания е, че е по-добре да се планират конкретни неща, които да се свършат за определен период и през това време да се минимализират всички странични „дразнители“. Това позволява на мозъка да се съсредоточи в конкретната задача и така да дадете най-доброто от себе си. Ето и пример. Ако трябва да направите презентация, за която сте си отделили 2 часа, изключете чатовете, социалните мрежи и имейлите за това време. В противен случай може да ви се стори изкушаващо да отговорите на имейла, за който току-що сте видели нотификация, че е получен в пощенската ви кутия. Вие ще имате усещането, че сте свършили 2 неща едновременно – отговорили сте на имейла и сте си написали презентацията. Истината обаче е, че отварянето и отговарянето на имейла ще ви разконцентрира от вашата основна задача в момента. След това, когато се върнете към нея, мисълта ви няма да продължи гладко оттам където сте стигнали и е възможно това да ви забави, а и да понижи качеството на презентацията.
Друг ключов фактор за продуктивността е обстановката, в която работите. Като тук не става въпрос само за наличието на шум или тишина. За някои хора спокойствието докато са сами е най-продуктивното време, в което те успяват да свършат най-много работа. Други пък се нуждаят от работна среда, за да се справят по-добре. Обикновено за меланхолиците е важно офисът, бюрото или мястото, където работят, да бъдат в идеален ред, за да успеят да се съсредоточат и да свършат качествено задълженията си. Докато на сангвиниците хаосът не им пречи. Така че е важно да откриете обстановката, която ви предразполага към продуктивна работа и която ви кара да се чувствате добре докато работите.
И накрая, но никак не на последно място, много важни за продуктивността са качественият сън, спортът, почивката и социалните контакти извън работа. Много хора пренебрегват тези четири фактора, тъй като за тях в повечето случаи не остава време. Но всъщност е важно да осъзнаем, че за да бъдем продуктивни се нуждаем от почивка и различни преживявания, които да дадат на мозъка възможност да не мисли само за работните задачи, за да срещне нови идеи.
